A consagração no Código dos Valores Mobiliários do princípio da admissibilidade do voto por correspondência em assembleias gerais das sociedades abertas justifica, pela sua novidade e relevância no contexto das medidas a empregar no sentido de fomentar o exercício do direito de voto, que a CMVM apresente algumas recomendações relativas ao exercício do voto por correspondência em sociedades abertas.
Estas recomendações visam reforçar os mecanismos da boa prática do governo societário, na sequência, aliás, das entretanto divulgadas Recomendações da CMVM sobre o Governo das Sociedades Cotadas (em particular das Recomendações n.ºs 8 e 9).
O presente documento procura agregar um conjunto claro de indicações práticas que podem ser observadas para uma utilização equitativa e eficiente da votação por correspondência - destinando-se, nestes termos, a esclarecer não só os accionistas com direito de voto nas sociedades abertas, e os potenciais investidores, como também os titulares dos respectivos órgãos sociais, os secretários das sociedades e os presidentes de mesa das assembleias gerais.
Assim:
Ao abrigo do n.º 1 do artigo 370.º do Código dos Valores Mobiliários, o Conselho Directivo da Comissão do Mercado de Valores Mobiliários aprova as seguintes recomendações:
I. Preparação do voto por correspondência
1. A convocatória deve expressamente incluir a indicação de que o direito de voto pode ser exercido por correspondência e descrever, com clareza, o modo desse exercício. Para aumentar a acessibilidade da votação por correspondência, recomenda-se a existência de boletins de voto à disposição dos accionistas.
2. A sociedade não deve impor um prazo de antecedência excessivamente alargado para a recepção da declaração de voto emitida por correspondência.
3. Recomenda-se a utilização de meios electrónicos para facultar aos accionistas os elementos preparatórios da assembleia geral, incluindo o próprio aviso convocatório.
4. O secretário da sociedade ou o presidente da mesa da assembleia geral devem verificar a autenticidade do voto e assegurar, até ao momento da votação, a sua confidencialidade.
II. Exercício da declaração de voto por correspondência: aspectos gerais
5. A declaração de voto emitida por correspondência deve indicar os pontos da ordem de trabalhos a que respeita, bem como, quando for o caso, a proposta concreta de deliberação a que se destina.
6. O modo como se processa o escrutínio dos votos por correspondência em assembleia geral deve ser fixado no contrato de sociedade ou na respectiva convocatória.
7. A presença na assembleia geral do accionista que votou por correspondência, bem como a do seu representante, deve ser entendida como revogação do respectivo voto por correspondência.
8. O voto por correspondência não deve ser considerado incompatível com a representação do accionista na assembleia geral.
III. Exercício do direito de voto por correspondência electrónica
9. Compete à sociedade fixar os termos em que é admitido o exercício do voto por correspondência electrónica nas respectivas assembleias gerais.
10. No caso de se admitir o voto por correspondência electrónica na deliberação dos accionistas em assembleia geral, é importante que a sociedade possua os meios técnicos necessários para verificar a autenticidade das declarações de voto, bem como garantir a integridade e a confidencialidade do respectivo conteúdo.
11. A sociedade deve assegurar um elevado nível de segurança e fiabilidade operacional na recepção das declarações de voto emitidas por correspondência electrónica.
IV. Valoração do voto
12. O voto exercido por correspondência deve relevar para a formação do quorum constitutivo da assembleia geral, devendo valer, igualmente, para a segunda convocação da assembleia geral para o qual foi emitido.
13. Recomenda-se que a declaração de voto emitida por correspondência seja interpretada à luz dos assuntos constantes da convocatória, não expressando qualquer sentido quanto a novos assuntos.
Lisboa, 15 de Fevereiro de 2001 - O Conselho Directivo, Fernando Teixeira dos Santos (Presidente)
I. Preparação do voto por correspondência
1. A convocatória deve expressamente incluir a indicação de que o direito de voto pode ser exercido por correspondência e descrever, com clareza, o modo desse exercício. Para aumentar a acessibilidade da votação por correspondência, recomenda-se a existência de boletins de voto à disposição dos accionistas.
Embora já decorra do Código das Sociedade Comercias que o conteúdo da convocatória deve dar notícia sobre os requisitos a que subordina o exercício do direito de voto (artigo 377º, n.º 5, alínea d)), o Código dos Valores Mobiliários ditou muito claramente a necessidade de o aviso convocatório prestar informação quanto à possibilidade e ao modo de exercício de voto por correspondência (artigo 22.º, n.º 3).
Esta exigência legal baseia-se no facto de o exercício do direito de voto por correspondência envolver um conjunto de procedimentos que devem ser conhecidos dos accionistas no momento em que são convocados a participar na assembleia geral da sociedade.
Além da inclusão do endereço e do prazo para a recepção das respectivas declarações na convocatória, é útil acrescentar a indicação da pessoa a quem deve ser dirigida a declaração de voto por correspondência.
Para tornar mais acessível a votação por correspondência, é ainda recomendável a existência de boletins próprios para o efeito, facilmente acessíveis por parte dos accionistas, nomeadamente através da sua disponibilização nos sítios das sociedades abertas na Internet. Sem prejuízo da necessária existência de uma versão original do boletim em língua portuguesa, a sua tradução para uma língua com forte difusão internacional é desejável para as sociedades com valores mobiliários admitidos à negociação em mercados estrangeiros.
2. A sociedade não deve impor um prazo de antecedência excessivamente alargado para a recepção da declaração de voto emitida por correspondência.
O período que medeia entre a convocatória e a realização da assembleia geral, incluindo o da disponibilização dos elementos preparatórios, destina-se à formação e à ponderação da vontade dos accionistas com base em toda a informação disponível até ao momento da realização da assembleia geral. A importância deste período, dada a crescente complexidade das decisões submetidas ao sufrágio dos accionistas, também vale para a votação por correspondência, por identidade de razão.
Nessa medida, recomenda-se que a sociedade crie condições para que o voto exercido por correspondência não seja prejudicado, nomeadamente por uma excessiva exigência relativamente ao prazo de antecedência com que deve ser recepcionada a declaração de voto face à data escolhida para a realização da assembleia geral.
3. Recomenda-se a utilização de meios electrónicos para facultar aos accionistas os elementos preparatórios da assembleia geral, incluindo o próprio aviso convocatório.
A dinâmica societária implica a necessidade de permanente actualização da informação sobre a sociedade, devendo a vontade expressa em assembleia geral reflectir a relevância de todos os factos ocorridos até então.
Nesta medida, como já se havia consagrado nas Recomendações da CMVM relativas ao Governo das Sociedades Cotadas (em particular, na Recomendação n.º 6), é de novo sublinhada a utilidade da disponibilização dos elementos preparatórios da realização de assembleias gerais através de meios electrónicos de acessibilidade fácil e expedita, aí se compreendendo o próprio aviso convocatório.
Naturalmente, a utilização de meios electrónicos na publicitação dos elementos preparatórios deve ser cumulada com as exigências legais de publicitação dessa informação, nos termos gerais.
4. O secretário da sociedade ou o presidente da mesa da assembleia geral devem verificar a autenticidade do voto e assegurar, até ao momento da votação, a sua confidencialidade.
O secretário da sociedade e o presidente da mesa da assembleia geral dispõem de poderes de gestão dos trabalhos em assembleia geral suficientes para que estejam habilitados a assegurar, em cada assembleia, a salvaguarda da autenticidade e da confidencialidade dos votos emitidos por correspondência.
A autenticidade do voto pode nomeadamente ser demonstrada através do envio de certificado que comprove a legitimação para o exercício de direitos sociais, emitido pela entidade registadora ou pelo depositário, nos termos dos artigos 78.º e 104.º do Código dos Valores Mobiliários.
No tocante à preservação da confidencialidade, constitui um exemplo (entre outros possíveis) de adaptação ao n.º 4 do artigo 22.º a exigência, já notada na prática recente, que a carta dirigida à sociedade contenha um sobrescrito fechado relativo a cada ponto da ordem de trabalhos, a abrir no decurso da assembleia geral.
II. Exercício da declaração de voto por correspondência: aspectos gerais
5. A declaração de voto emitida por correspondência deve indicar os pontos da ordem de trabalhos a que respeita, bem como, quando for o caso, a proposta concreta de deliberação a que se destina.
No caso do accionista optar por exercer o seu direito de voto em assembleia geral através do envio da declaração de voto por correspondência, postal ou electrónica, importa acautelar a inteligibilidade do sentido de voto e, desta forma, a regularidade do escrutínio. Afigura-se, designadamente, essencial que não subsistam dúvidas quanto ao sentido de voto do sócio que tenha optado por exercer o seu direito através de correspondência, sobretudo, como é habitual, quando a ordem de trabalhos verse sobre vários temas. A este propósito, recomenda-se que a sociedade disponibilize, para efeitos de exercício do direito de voto por correspondência, um boletim de voto padrão, em que a questão da segurança e transparência na ponderação do voto face ao objecto da deliberação seja devidamente acautelada.
6. O modo como se processa o escrutínio dos votos por correspondência em assembleia geral deve ser fixado no contrato de sociedade ou na respectiva convocatória.
Na linha dos princípios da boa prática em sede de governo societário, a sociedade deve adoptar procedimentos no decurso da assembleia geral que permitam aos accionistas testemunhar a regularidade do processo deliberativo, em especial quando esteja em causa a observância dos deveres da verificação da autenticidade e da confidencialidade das declarações de voto emitidas por correspondência. Recomenda-se, ainda, que a concretização destes procedimentos obedeça a princípios de simplicidade e de celeridade para que a sua utilização se revele prática e eficaz.
Assim, em sintonia com diversas disposições da lei societária, o contrato de sociedade, a convocatória da assembleia geral ou o presidente da mesa da assembleia geral devem esclarecer de que modo se processa o escrutínio dos votos por correspondência, designadamente quando esteja em causa o exercício do direito de agrupamento de sócios (n.º 5 do artigo 379.º do Código das Sociedades Comerciais), a comprovação pela mesa da assembleia geral de que não existe duplicação de votos por correspondência face à presença dos respectivos sócios na própria assembleia geral a que aqueles se destinavam ou ainda a tramitação de abertura dos envelopes, no caso da correspondência postal, ou das mensagens digitais, no caso da correspondência electrónica.
7. A presença na assembleia geral do accionista que votou por correspondência, bem como a do seu representante, deve ser entendida como revogação do respectivo voto por correspondência.
A participação do accionista depende, em grande parte, da flexibilidade atribuída ao processo de votação, devendo admitir-se, nomeadamente a possibilidade do accionista poder substituir o voto exercido por correspondência através do voto presencial em assembleia geral. As razões subjacentes a esta situação podem ser várias: ou porque pretende alterar o seu sentido de voto, ou porque não votou em determinados pontos e pretende fazê-lo ou ainda porque foram introduzidos novos pontos na ordem de trabalhos. Nestes casos, a votação do accionista deve ocorrer num contexto presencial, nomeadamente, à revogação do voto por correspondência deve corresponder a inutilização do respectivo suporte documental.
Recomenda-se que seja a mesa da assembleia geral a verificar que não se registam duplicações de voto entre os accionistas presentes na assembleia geral e aqueles que manifestaram a sua intenção de voto através de declarações emitidas por correspondência. Para este efeito sugere-se, nomeadamente, a elaboração e o cotejo de listas de presenças distintas para os accionistas que votam por correspondência e para os que intervenham presencialmente. O controlo pontual do quorum recomenda, por seu turno, uma actualização periódica da identificação dos accionistas votantes na assembleia. Trata-se, no seu conjunto, de expedientes adequados para promover o equilíbrio entre a eficiência e a celeridade, por um lado, e a segurança e a transparência no processo deliberativo, por outro.
8. O voto por correspondência não deve ser considerado incompatível com a representação do accionista na assembleia geral.
Embora o voto por correspondência, pela sua própria natureza, assuma, à partida, uma função alternativa face à representação dos accionistas, nada na lei impede que os dois institutos sejam cumuláveis. O exemplo mais claro encontra-se nas situações de representação necessária - designadamente, nos casos de accionistas menores ou inabilitados - em que o representante decida emitir a declaração de voto por correspondência.
III. Exercício do direito de voto por correspondência electrónica
9. Recomenda-se que a sociedade fixe os termos em que é admitido o exercício do voto por correspondência electrónica nas respectivas assembleias gerais.
O princípio da admissibilidade do voto por correspondência aplica-se seja ao voto emitido através da correspondência tradicional, seja ao voto exercido através de correspondência electrónica. As específicas exigências de segurança associadas à utilização do voto por correspondência electrónica justificam que seja a sociedade, em primeira mão, a avaliar a adequação do seu sistema de recepção electrónica àquelas exigências.
A sociedade deve concatenar os procedimentos e rotinas internas no que se refere à recepção e ao escrutínio dos votos por correspondência electrónica com as regras e práticas comummente validadas pela experiência da certificação digital.
10. No caso de se admitir o voto por correspondência electrónica na deliberação dos accionistas em assembleia geral, é importante que a sociedade possua os meios técnicos necessários para verificar a autenticidade das declarações de voto, bem como garantir a integridade e confidencialidade do respectivo conteúdo.
O Código dos Valores Mobiliários e a legislação especial relativa à admissibilidade dos suportes electrónicos, designadamente o Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, acautelam a equivalência de suportes, consagrando disposições que visam garantir a segurança da utilização das redes electrónicas abertas, nomeadamente da Internet.
Em particular, a utilização da assinatura digital permite verificar a autenticidade e integridade dos dados enviados em suporte electrónico, sendo porém necessária a sua confirmação por entidades certificadoras, cuja criação se encontra expressamente prevista neste diploma. No entanto, até serem credenciadas as referidas entidades certificadoras, a utilização de assinaturas digitais não certificadas, determina a apreciação do valor probatório do documento em que se insere nos termos gerais de direito.
11. A sociedade deve assegurar um elevado nível de segurança e fiabilidade operacional na recepção das declarações de voto emitidas por correspondência electrónica.
Pelas características dos suportes associados - correio electrónico ou Internet - o voto electrónico deve ser enquadrado, nomeadamente, pela utilização de soluções criptográficas e pela previsão de alternativas à indisponibilidade de meios electrónicos, designadamente, quando isso seja possível, com a publicação de um modelo de boletim de voto por correspondência.
No que diz respeito à temática da segurança e da fiabilidade operacionais, devem ser adoptados procedimentos de segurança devidamente certificados por entidades especializadas.
IV. Valoração do voto
12. O voto exercido por correspondência deve relevar para a formação do quorum constitutivo da assembleia geral, devendo valer, igualmente, para a segunda convocação da assembleia geral para o qual foi emitido.
A intervenção do accionista, através desta forma de exercício do voto, não constitui excepção às regras básicas de funcionamento da própria assembleia. Assim, o voto por correspondência é tido como relevante para a constituição do colégio de sócios - na medida em que contribui para a actividade decisória da sociedade - e conta, nos termos gerais, para a adopção de deliberações sociais de acordo com a maioria dos votos legalmente exigida.
A lista de presenças organizada no início da reunião tem por base a efectiva participação dos accionistas na assembleia geral, quer presencial, quer através de instrumentos de representação, quer por correspondência, não obstante a necessária actualização no momento de apuramento dos resultados de cada votação.
13. Recomenda-se que a declaração de voto emitida por correspondência seja interpretada à luz dos assuntos constantes da convocatória, não expressando qualquer sentido quanto a novos assuntos.
A alteração da ordem de trabalhos não deve prejudicar o exercício do direito de voto por correspondência. Nessa media, o dever, que impende sobre a sociedade, de comunicar imediatamente aos accionistas os novos assuntos incluídos na ordem do dia (artigo 378.º, n.º 3 do Código das Sociedades Comerciais) deve receber cumprimento vigoroso nas sociedades abertas, atenta a possibilidade de exercício de voto por correspondência . A utilização de meios electrónicos de contacto com os accionistas revela-se neste contexto particularmente adequada.
